PROJEKT
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit  (Verwaltung)

Worum ging's?

Herausforderung: 

Wie gelingt es, eine dezernatsübergreifende Zusammenarbeitsform für gemeinsame Aktivitäten im Bereich des Klimaschutzes in der Stadtverwaltung aufzubauen, in einer Kultur, die von Abgrenzung und wenig Transparenz geprägt ist?

Aufgabe:

Auf der obersten operativen Steuerungsebene der Stadt, den Büroleitungen der Dezernate, sollte eine übergreifende Zusammenarbeit jenseits der politischen Diskussionen etabliert werden. Es ging darum funktionierende Abstimmungsformate zu schaffen und die Motivation zu verstärken selbst im eigenen Wirkungsbereich klimaschutzrelevante Aktivitäten und Projekte zu starten.  

Wie viele Menschen waren beteiligt?

ca. 40 Mitarbeitende und Führungskräfte


Spannendes zum Projekt:

Das Projekt hat erstmalig auf der Arbeitsebene eine Freiwilligenarbeitsgruppe um ein klimarelevantes Thema herum aufgebaut (Gebäudesanierung) und etabliert, die über 18 Monate hinweg über 20 Gebäude begutachtet und Sanierungsvorschläge erarbeitet hat. Dieses Vorgehen war bis dahin einmalig. Die vor allem jungen Mitarbeiter:innen haben einen sehr agilen, pragmatischen und proaktiven Arbeitsstil entwickelt. Ihre Ergebnisse gingen direkt an die obersten Führungskräfte in den Dezernaten, was auch zum ersten Mal so gehandhabt wurde. Zudem hat das Projekt erstmalig eine stabile Arbeitsgruppe auf der Ebene der Büroleitungen der Dezernate übergreifend etabliert.  

Wie sind wir vorgegangen?

Strategische Unterstützung: 

Im Vorfeld der vertieften Arbeit mit den dezernatsinternen Fachabteilungen und den Büroleitungen wurden breit gefächerte Tiefeninterviews mit verschiedenen Experten des Themas innerhalb der Stadtverwaltung geführt und diese Ergebnisse in die Arbeitsgruppen eingespielt.

Aufbau querliegender Netzwerke

Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb des Dezernates und die Zusammenarbeit zwischen Dezernaten bei diesem Querschnittsthema Klimaschutz wurde im ersten Schritt abgestimmt, dann aufgebaut. Teil des Konzeptes waren Teambuilding und Regelformate mit Bildungsinhalten, Informationsinhalten, Kreativprozessen und Projektsteuerungsaufgaben für übergreifende Projektvorhaben. 

Netzwerkaufbau: Es wurden abteilungsübergreifende Arbeitsteams gebildet sowie ein dezernatsinterner runder Tisch unter Teilnahme der obersten Führungskräfte der Dezernate und der wichtigsten Klimaschutz-Expert:innen gegründet.  

Kommunikation:

Es wurde ein Kommunikationskonzept mit den Zielgruppen Stadtverwaltung übergreifend, Stadtrat, Bürger Frankfurts und Entscheidungsträger Dezernate erarbeitet.   Durch die gemeinsame Entwicklung einer Change-Story fanden sich darüber hinaus alle Stakeholder im Aufbau der Allianz wieder und sahen ihre Interessen gewahrt.

Tool-Rollout:

Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist schwierig, vor allem auf der Arbeitsebene. Es gibt keine gemeinsame Ablagestruktur, keine einfachen Kommunikationswege und kein gemeinsam nutzbares Projektmanagement-Tool. Durch die Einführung des Kollaborationstools Stackfield (das auch die strengen Datenschutzrichtlinien einhält, da es in Deutschland gehostet wird), wurde die Zusammenarbeit erheblich erleichtert.